Selv om det er lett å tenke seg at en rekrutteringsprosess i teorien bør la seg gjennomføre hel-digitalt, viser dette seg å være mer utfordrende i praksis. Rekrutteringsrådgiver Maria Molvær Nesseth byr på tanker og erfaringer rundt å ansette midt i et pandemi-utbrudd.
Da alvoret i Covid-19-pandemien traff Norge i Mars 2020 sendte det sjokkbølger gjennom hele det norske næringslivet. Som mennesker er vi både endringsfryktige og tilpasningsdyktige på en og samme tid – noe de siste par månedene kanskje har illustrert særlig godt, og spesielt i en bransje som vår, hvor menneskemøter er en sentral del av kjernevirksomheten.
Det er ikke til å stikke under en stol at det er langt mer utfordrende å skape den beryktede kjemien, magefølelsen, under et hakkete Teams-intervju med gode muligheter for robotstemme, dårlig nett, ekko, lagg og det som verre er – både for kandidaten, og for den som skal ansette. De som alltid har vært avhengige av å gjennomføre rekrutteringsprosesser på avstand, har visst dette i lang tid.
Jeg ønsker ikke med dette å skape en diskusjon rundt hvorvidt denne magefølelsen er pålitelig eller ikke i en rekrutteringssammenheng. Derimot ønsker jeg å gi et innblikk fra oss i Cruit på hvordan hverdagen har endret seg for oss som jobber med rekruttering. Og selv om vi nok er langt unna noen løsning for næringslivet som helhet, kan vi kanskje gi noen gode tips og tanker til deg som skal ansette.
12. Mars 2020 vil gå ned i historien som den dagen da Norge innførte de strengeste tiltakene siden krigen for å hindre spredning av Covid-19-viruset. En etter en så vi at både store og små bedrifter var tidlig ute med å melde ifra om at de “jobbet digitalt”, og at de ville kunne fortsette med mer eller mindre normal drift.
Det nåværende situasjonsbildet, med omtrent 340 000 helt og delvis arbeidsledige, viser at dette umulig kan stemme i den grad næringslivet har gitt uttrykk for. Og selv om det er lett å tenke seg at en rekrutteringsprosess i teorien bør la seg gjennomføre hel-digitalt, viser dette seg å være mer utfordrende i praksis.
Jeg tror flere rekrutterende ledere kjenner seg igjen i å ha mindre kapasitet nå enn ellers, på grunn av de mange og spesielle utfordringene som følger med denne krisesituasjonen – noe som ytterligere uthever behovet for flere medarbeidere. Samtidig som, og kombinert med restriksjonene mot fysiske møter, skapes det en kompleks og utfordrende ramme for rekrutteringsprosessen.
Konsekvensen kan bli at når tiden kommer for å håndtere en kandidat blir man usikker på hvordan man skal gå frem, eller man lykkes ikke i å prioritere en effektiv kandidathåndtering. Vi i Cruit ser at vår rolle som rådgivere, konsulenter og en arbeidsgivers ansikt mot kandidatmarkedet, ikke bare CV-formidlere, dermed er viktigere nå enn noensinne.
Jobber du digitalt?
Det å kunne si at man jobber digitalt har i 2020 blitt en selvfølge. Derimot tror jeg få har tenkt over hva dette egentlig betyr – for selv om kjernevirksomheten finner sted på PC, i sky og på nett, er det nok mange som undervurderer viktigheten av menneskemøtene i arbeidshverdagen, for å utveksle idéer, bli kjent med hverandre, skape trygghet i en organisasjon og ikke minst for å skape læring. Alle som jobber med rekruttering fikk raskt kjenne dette på kroppen.
I Cruit har vi valgt å fokusere ikke bare på utfordringene som den nåværende situasjonen medfører, men også på mulighetsrommet som skapes. Kombinasjonen av at mange bedrifter rammes av stor usikkerhet, og at mange nå er langt mer tilstede på digitale flater enn de er ellers, gjør at sjansen for å få oppmerksomheten til kandidater som ellers er utilgjengelige kan være større. Menneskemøtene som finner sted nå er annerledes, men også gode.
Tanker og råd fra hodejegeren
Som ekstern rekrutteringskonsulent blir man ofte bedt om råd fra rekrutterende ledere, og vi i Cruit bistår selvsagt mer enn gjerne med våre erfaringer. Så langt har jeg lært følgende:
Det er viktig å ha fleksible teknologiske løsninger. Som rekrutterere må vårt fokus bestandig være på kandidatens kompetanse, og hvorvidt denne møter de kravene som er satt for en gitt stilling. Det siste vi ønsker er en situasjon hvor vi bedømmer en kandidat på sin kyndighet innenfor et gitt kommunikasjonsverktøy (eks. hvor gode Teams-brukere de er), i en situasjon der dette ikke er relevant. Da må vi bruke verktøy som er enkle, brukervennlige og hvor vi har backup-løsninger i tilfelle ikke alt går etter planen.
I Cruit er vi godt kjent med en rekke digitale kommunikasjonsverktøy – herunder Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Skype og andre – alt for å kunne møte arbeidsgiver og kandidat på den plattformen de er kjent med, slik at vi kan fokusere på andre ting enn teknologi under selve møtet.
Gode metoder for kandidatvurdering er viktigere enn før. Når noe av den personlige kontakten forsvinner, legger det desto større press på å kunne vurdere en kandidats kompetanse og hvorvidt denne møter kravene for en gitt rolle. Vi har gode erfaringer med å bruke semi-strukturerte intervjuguider med fokus på kompetanse, og ved å følge disse kan intervjuene gå mer eller mindre “som vanlig” – selv uten å møtes “på ordentlig”.
Det går an å arrangere fysiske møter – men ta forholdsregler, og kommuniser disse. I noen tilfeller er det nødvendig å ha gjennomført minst ett fysisk møte før en eventuell ansettelse. Arbeidsgivere ønsker å møte sin potensielt nye arbeidstaker, og kandidaten ønsker å være innom den arbeidsplassen som kanskje skal prege deres nye hverdag.
Dersom du ønsker å gjennomføre et fysisk møte med en kandidat er det viktig å forberede møtet på en god måte, slik at dere kan fokusere på den gode samtalen, og ikke på virusbildet. Hos flere kunder har vi, med stor suksess, gjennomført møter hvor vi har sittet 2-3 personer i et møterom beregnet for over det dobbelte, og hvor noen deltagere er tilstede via videochat.
Vår erfaring så langt er at dersom vi kommuniserer tydelig og uoppfordret til en kandidat at vi har tatt de nødvendige forholdsregler for å følge FHI sine retningslinjer, som å være så få som mulig fysisk tilstede, ha håndsprit tilgjengelig og oppholde oss i store møterom, fører dette til senkede skuldre og mindre stress.
Vær en trygg arbeidsgiver. Her spiller selvsagt ovennevnte råd om å følge FHI sine retningslinjer inn – du uttrykker trygghet ved å opptre i henhold til gjeldende retningslinjer, og ved å kommunisere at du gjør det. Men videre er det også viktig å huske på at selv om mange kandidater nå opplever at oppdragstilfang og/eller arbeidsmengde ved nåværende arbeidsplass kanskje avtar, eller de kanskje til og med har blitt permittert, er de likevel trygghetssøkende i det de vurderer å skifte arbeidsplass.
Hos mange gjelder sist inn – først ut-prinsippet, og dette gjør kandidater nervøse for å bytte arbeidsplass. Derfor ønsker de å være ganske sikre på at oppdragstilfang og økonomi dit de går, er god. Arbeidstakere søker sikkerhet, og arbeidsgivere må i større grad møte det behovet nå. Du vet hva du har der du er, men ikke hva som finnes på andre siden av gjerdet.
Sist – kontroller det du selv har herredømme over. Styr unna alt annet. Dette er en ekstraordinær situasjon, og folk kommer til å gjøre rare, uforutsette ting. Vær forberedt på dette, og forsøk å ikke la deg bli hemmet av det.
Hvis du tenker at tiden er moden for å finne en ny medarbeider, eller en ny arbeidsplass, håper jeg du ikke nøler med å ta kontakt, enten via skjemaet til høyre eller direkte med meg. Jeg lover å fortsette å gjøre det jeg kan for å skape gode, lærerike og trygge menneskemøter i tiden som kommer.
