Strukturert kommunikasjon i HR: Slik får du gjennomslag hos ledelsen

HR sin største kommunikasjonsutfordring

HR-arbeidet handler ofte om mennesker og prosesser som kan virke abstrakte sammenlignet med tall, budsjetter og kvantitativt drevne beslutninger. Når HR-ansatte skal kommunisere med topp- eller mellomledere, oppstår en typisk utfordring: Budskapet blir for detaljert, ustrukturert eller uklart – og dermed mister det kraft.

Når det mister sin kraft mister det også sin evne til å skape relevans og gjennomslag.  

Her kommer pyramideprinsippet inn som en nøkkel til bedre kommunikasjon.  

Pyramideprinsippet er en metode utviklet av McKinsey for å gjøre budskap tydelig, effektivt og overbevisende.  

Kort fortalt handler det om å strukturere informasjon slik at mottakeren raskt forstår hovedpoenget – før detaljene kommer.  

Hva er pyramideprinsippet?

Pyramideprinsippet handler om å bygge opp kommunikasjonen din fra toppen og ned:

↳ Start med konklusjonen: Si det viktigste først.
↳ Underbygg med hovedargumenter: Gi 2-3 logiske begrunnelser for hvorfor dette er viktig.
↳ Støtt med data og eksempler: Bruk tall, innsikt og caser som gir troverdighet.

Dette står i sterk kontrast til den tradisjonelle måten å kommunisere på i HR, hvor mange først beskriver prosessen, utfordringene og bakgrunnsinformasjonen – og så kommer med konklusjonen til slutt.  

Problemet? Mottakeren har ofte mistet tråden eller interessen før de kommer til poenget.

Slik bruker du pyramideprinsippet i HR-kommunikasjon

Når du trenger budsjett til et HR-initiativ

Dårlig strukturert:

“Vi ser en trend hvor mange ansatte rapporterer lavere trivsel i medarbeiderundersøkelsen. I tillegg har turnover økt, spesielt blant yngre medarbeidere. Vi har vurdert ulike tiltak og foreslår derfor et nytt utviklingsprogram. Programmet vil fokusere på ledertrening og bedre karriereplanlegging.”

Strukturert etter pyramideprinsippet:

“Vi trenger 500.000 kroner til et utviklingsprogram for ledere for å redusere turnover.”
↳ Turnover blant yngre ansatte har økt med 15 % det siste året.
↳ Medarbeiderundersøkelsen viser at ansatte savner utviklingsmuligheter.
↳ Et målrettet program vil bidra til økt trivsel og redusert utskifting.

Forskjellen? Den første versjonen starter med problemet, mens den andre starter med løsningen og begrunner den kort og konsist.

Når du presenterer en ny HR-strategi

Dårlig strukturert:

“HR-strategien vår for 2024 fokuserer på tre hovedområder: employer branding, lederutvikling og medarbeidertrivsel. Bakgrunnen for dette er tilbakemeldinger fra ansatte, utfordringer i rekruttering og behovet for sterkere ledelse.”

Strukturert etter pyramideprinsippet:

“For å støtte forretningsmålene våre i 2024, vil HR ha tre hovedprioriteringer”:
↳ Styrke employer branding for å tiltrekke riktige kandidater i et stramt arbeidsmarked.
↳ Forbedre lederutvikling for å sikre at mellomledere bedre håndterer vekst og endringer.
↳ Øke medarbeidertrivsel for å redusere turnover og forbedre engasjement.

Igjen starter vi med det viktigste først og pakker innholdet inn i en tydelig struktur.  

Når du skal få ledelsen med på et nytt verktøy for kompetanseutvikling

Dårlig strukturert:  

“Mange ansatte uttrykker behov for mer faglig utvikling, og vi har sett på ulike løsninger. Vi har vurdert både eksterne kurs og interne mentorordninger, men tror et digitalt læringsverktøy vil være den beste løsningen. Vi har sett på flere leverandører og mener at XYZ Learning er det beste alternativet.”

Strukturert etter pyramideprinsippet:  

“Vi anbefaler å investere i XYZ Learning, et digitalt læringsverktøy, for å øke kompetanseutviklingen blant ansatte.”
↳ 67 % av de ansatte etterspør mer faglig utvikling, ifølge siste medarbeiderundersøkelse.
↳ Digitale læringsplattformer gir fleksibilitet og gjør det enklere å lære i arbeidshverdagen.
↳ XYZ Learning tilbyr skreddersydde kurs og har fått gode tilbakemeldinger fra lignende virksomheter.

Forskjellen? I den første versjonen begynner vi med bakgrunnsinformasjon og vurderinger før vi kommer til anbefalingen. I den andre versjonen starter vi med anbefalingen og gir korte, presise begrunnelser for hvorfor dette er riktig valg.

Hvorfor HR bør mestre strukturert kommunikasjon

Når HR kommuniserer tydelig og overbevisende, får de mer gjennomslag hos ledelsen. Struktur skaper troverdighet, og pyramideprinsippet hjelper HR med å levere budskapet på en måte som treffer en travel ledergruppe.

I en tid hvor HR spiller en stadig viktigere strategisk rolle, er evnen til å kommunisere med slagkraft en nødvendig ferdighet. Og den gode nyheten? Det er en ferdighet som kan læres.

‍