Riktig måte å be leverandører om å prise rekrutteringstjenester kan variere. Offentlige anbud og minikonkurranser har mange forskjellige løsninger. Her er noen tanker om de vurderinger en offentlig innkjøper må gjøre, sett fra en erfaren leverandørs ståsted.
Se gjerne også vår artikkel: Kvalitet i rekrutteringstjenester i offentlige anbud
Vær tydelig i beskrivelser
Det er ofte veldig mye enklere for en leverandør å prise noe man vet hva er enn noe som er usikkert. Større usikkerhet betyr større grad av risikopåslag. Gjør det enkelt for leverandører å forstå hva du spør om, og vær tydelig i beskrivelsene.
Vi ser ofte usikkerhet knyttet til disse punktene:
- Hvilke kategorier av stillinger forventer du å ansette gjennom denne avtalen? En rekrutteringsprosess er ikke like enkel som en annen rekrutteringsprosess, og eksempelvis IT-stillinger vil naturlig ha en helt annen tidsbruk enn andre prosesser.
- Hvilke oppgaver ønsker du at leverandør skal utføre? Dersom dere selv skriver innstillinger, gjør referansesamtaler, utfører evne- og personlighetstesting, så kan det være fornuftig at dette prises som en opsjon til en timespris heller enn at det legges inn i kostnaden for hver prosess.
- Når leverandør skal prise sine tjenester i kategorier, som “timepris senior rådgiver”, så kan dette tolkes forskjellig fra selskap til selskap. Sett der for “minimum 5 års erfaring som rekrutteringsrådgiver eller tilsvarende”, for å være sikker på at det oppfattes likt.
Fastpris, timepris og delprising
Det er mange måter å prise rekrutteringstjenester på. Her er en gjennomgang av det vi vanligvis møter:
- Rekrutteringstjenester prises som oftest i en fastpris for full prosess eller en timespris.
- Det er vanligst å be om en fastpris for rekrutteringsprosjektet, og opsjon på en timespris for relaterte tjenester. Dette er en oversiktlig og fleksibel løsning. Det kan også være hensiktsmessig å ha en opsjon på ytterligere rekrutteringer til samme fastpris, dersom man ikke ønsker å måtte gå ut i en ny konkurranse om kort tid.
- Prising av enkeltdeler av en rekrutteringsprosess bør gjøres til en timespris, da leverandørene ikke sitter med et godt innsyn i hvilken prosess oppdragsgiver gjennomfører, og det er veldig uoversiktlig å prise en slik tjeneste før man kjenner oppdragsgiver godt. Det er likevel noen deler av rekrutteringsprosessen som kan prises enkeltvis, se “Tilleggstjenester”.
- Dersom du har behov for en kompetansepartner, og i utgangspunktet gjennomfører en god del av rekrutteringsprosessen selv, så kan det være fornuftig med en timespris.
Prosent av lønn og flat rate
- Det er vanligst å prise en enkeltrekruttering til fastpris som en sum og ikke en prosent av fastlønn.
- For større rammeavtaler med mange varierende stillinger over tid er det av og til at man priser tjenesten i prosent av fastlønn, selv om det er mindre vanlig enn fast pris. Vanligst i større rammeavtaler er det å prise stillingene i fagkategorier og/eller senioritetsnivå for å gi leverandør anledning til å prissette basert på vanskelighetsgrad.
- Dersom man som oppdragsgiver velger å be om prosent-prising, så bør man ved minikonkurranser i parallelle rammeavtaler informere om lønnsnivået som det skal regnes ut fra, slik at leverandører legger det samme til grunn.
Aktivt søk
Aktivt søk, search, executive search, hodejakt… Mange har behov for rådgivningstjenester fra eksterne rekrutteringsbyrå fordi man opplever mangel på kandidattilfang på utlysningene man selv gjennomfører. Aktivt søk, der rekrutteringsrådgiver selv finner kandidater som man prøver å få til å søke, er ett av de klart mest tidkrevende elementene i en rekrutteringsprosess.
- Vær tydelig på om det er behov for aktivt søk. Dersom det er en stor andel av stillingene der det ikke er aktuelt å be rekrutteringsrådgiver om å gjennomføre aktivt søk, så kan man vurdere å be om priser med og uten aktivt søk.
- Aktivt søk bør ikke være en opsjon man “legger på” dersom det er få søkere til en stilling, da dette er en tidkrevende prosess som bør kjøres parallelt med utlysningen.
- Noen kategorier av rekrutteringer bør alltid inkludere aktivt søk. Det inkluderer de fleste spesialiststillinger, nøkkelstillinger, teknologistillinger og mange lederroller.
Tilleggstjenester
- Noen velger å prise evne- og personlighetstesting utenfor “fastpris”. Det gjelder gjerne dersom det er noe oppdragsgiver enten ikke ser relevant, eller man har egen kapasitet til å gjøre det.
- Dersom det er ønskelig med tredjeparts verifikasjon av opplysninger bør det fremkomme i konkurransegrunnlaget, og eventuelt prises som en opsjon.
- Annonseringstjenester kan ha mange variasjoner. Det kan være lurt å ha fleksibilitet i avtalen til å kunne be rekrutteringsleverandør om å utføre andre markedsføringsaktiviteter enn i konkurransegrunnlaget. Da er en opsjon på timepris fornuftig.
Betalingsbetingelser og reisekostnader
Betingelsene som ligger til grunn for en rekrutteringsprosess kan være avgjørende. I motsetning til mange andre konsulentyrker faktureres ofte rekrutteringstjenester ikke etter medgått tid. Ofte er deler av faktureringen knyttet opp mot et ønsket utfall – en ansettelse.
- Betalingsbetingelser er som oftest en tredeling (start, presentasjon av kandidater, signatur), eller etter medgått tid.
- Mange rekrutteringsselskaper vil velge å ikke tilby på oppdrag som kun knytter betaling opp mot ansettelse.
- Reisekostnader vil utenfor de store byområdene være noe man må gjøre en vurdering av. Store deler av en rekrutteringsrådgivers prosess kan gjennomføres på avstand, mens noen deler som hovedregel bør gjennomføres i person. Ved å kreve at fysisk oppmøte er inkludert i prisen vil man noen ganger oppleve at prisen øker, eller at leverandørtilfanget blir mer begrenset. Dette fordi leverandører må prise inn usikkerheten knyttet til volumet av oppmøte. Dersom det er din vurdering at den beste leverandøren kan være fra en annen landsdel, så bør dette adresseres tydelig i konkurransegrunnlaget. Det enkleste er ofte å dekke reisekostnadene etter statens satser.
Hvordan skal prisene settes opp?
- For å unngå å få forskjellige pristilbud, og spørsmål om avklaringer kan det vært greit å be leverandør om å fylle ut en matrise, heller enn å gi et pristilbud uten definerte rammer. Det er vår erfaring at selv gode og detaljerte beskrivelser av hva oppdragsgiver ønsker av prissetting kan misforstås, og gi mange spørsmål.
Før du sender ut en konkurranse er det anledning å gå ut i markedet for å forhøre seg med mulige leverandører. Ta gjerne kontakt med oss om du har noen spørsmål.
